Hans Sørensen styrer sin virksomhed fra førerhuset med CustomOffice

27. marts 2023 | CustomOffice ApS

• IT og kommunikation

downloadKun til redaktionelt brug

Vognmand Hans Sørensen fra Outrup i Vestjylland nyder at køre med kran og udføre opgaver for sine kunder. Nu styrer han sin virksomheds administrative funktioner med fire lastbiler og tre medarbejdere fra førerhuset og kaffebordet takket være CustomOffice.

CustomOffice minimerer administrative opgaver i en mindre vognmandsvirksomhed, og Hans Sørensen kan nu bruge mere tid på det, han elsker mest – at udføre lønsomme opgaver for sine kunder. Hans Sørensen klarer det meste selv, og hans fuldtids udearbejdende hustru, Karina Sørensen, hjælper et par timer om ugen med fakturering og lønudbetaling.

Det lyder måske simpelt, men når man tilføjer en kundeportefølje på flere hundrede kunder årligt, administration af virksomhedens hovedaktivitet med 3.000 køreplader – egne såvel som lejede gennem flere lejemål – og flere containere, så stiger kompleksiteten. Hans virksomhed udsteder op til et halvt hundrede fakturaer om ugen, hvor den største kunde har en fjerdedel af aktiviteten, mens resten er langt mindre.

Kan det klares og administreres, når vognmanden selv helst vil være chauffør i den fjerde bil og også levere ydelser, der kan faktureres? - Ja, det kan det, siger Hans Sørensen.

Hans virksomhed fik for nogle år siden kig på CustomOffices digitale administrations-, tidsregistrerings- og faktureringssystem, som ellers kendes mest fra maskinstationer.

Og så henvendte han sig til CustomOffice, og sammen tilpassede de hurtigt et system til hans forretning. Han kan nu fortsætte med at køre en af kranbilerne og samtidig modtage ordrer og lede og fordele arbejdet i løbet af dagen. Det kan han gøre uden at ansætte en fordyrende kontormedarbejder til ordremodtagelse og planlægning af fire chaufførers arbejde.

Ordremodtagelse og planlægning er nu systematiseret på kundernes betingelser, så kunden kan ringe og fortælle, hvad der ønskes. Når det handler om at levere og udlægge køreplader, har Hans Sørensen en slags spørgeramme i hovedet, så han med få driblinger kan få oplysninger om sted, antal, tidspunkt, kontaktperson ved levering eller afhentning, faktureringsadresse og så videre. Hans telefonsystem optager samtalen og det aftalte, mens han står og arbejder med kranen eller kører på landevejen.

Senere kan han tildele opgaverne til den chauffør, der passer bedst til at løse dem. Det kan være en simpel tastning på tidspunktet, eller han venter med at disponere bil og chauffør, indtil de nærmer sig opgavens løsning. Det er en nem og hurtig proces, der giver præcise oplysninger til den chauffør, der tildeles opgaven. Tidspunkt, adresse, GPS-ruten og antal køreplader er nogle af de oplysninger, som medarbejderen modtager på sin telefon.

Mens opgaven udføres, registrerer chaufføren læsning, start på kørsel, aflæsning og afslutning i CustomOffice-appen. Appen samler alle nødvendige data til en præcis fakturering til kunden og en lønrapport til lønudbetaling.

Hans Sørensen bruger CustomOffice til at holde styr på alle aspekter af hans virksomhed, herunder kørselsplader og containere, der befinder sig på forskellige lagerpladser rundt omkring i landet. CustomOffice giver ham et komplet overblik, og han kan udskrive kørselsrapporter for hver enkelt opgave. Systemet er digitalt, men Hans Sørensen kan stadig give en personlig kundebetjening og tale med sine kunder over telefonen.

Hans medarbejdere er også glade for CustomOffice, da de slipper for at notere ting ned i lommebøger og udfylde dagssedler. CustomOffice gør processen nemmere og mere præcis for dem.

Alt i alt har CustomOffice gjort Hans Sørensens liv som vognmand meget nemmere og mere effektivt. Han kan bruge mere tid på at udføre arbejde for sine kunder, mens CustomOffice tager sig af administrationen af hans virksomhed. Med CustomOffice kan Hans Sørensen bevare gemytligheden og samtidig få sit arbejde gjort på en effektiv måde.