Tidsregistrering kan snart blive lovpligtigt

8. februar 2023 | TimeMap

• IT og kommunikation

downloadKun til redaktionelt brug

Alt du skal vide om den nye EU-dom - Regler om tidsregistrering

I 2019 Fastslog EU, at arbejdsgiveren har pligt til at registrere alle medarbejderes arbejdstid hver dag med fokus på et objektivt grundlag for dialog mellem arbejdsgiver og medarbejder. Denne lov har fokus på at beskytte medarbejderen for overarbejde.

Hvorfor har EU implementeret en regel om tidsregistrering?

Dommen blev bygget på baggrund af flere sager, men særligt sagen mellem Deutsche Bank i Spanien og en spansk fagforening (CCOO) satte gang i det. Den her sag har gjort at arbejdsgivere skal dokumentere sine medarbejderes tid på arbejde for at undgå, at en medarbejder ikke arbejder over 48 timer om ugen i en periode på 4 måneder. Medarbejdere skal også have et fridøgn inde for 7 dages arbejde, og har krav på minimum 11 timers hvileperiode inden for 24 timers arbejde.

Hvornår bliver loven om tidsregistrering implementeret?
Det er endnu ikke klargjort, hvornår loven vil blive implementeret. Beskæftigelsesministeren skal indkalde arbejdsmarkedets parter for at finde en fælles løsning til, hvordan den nye EU-dom omkring registrering af tid skal implementeres på det danske arbejdsmarked. Hos TimeMap forventer vi, at information ift. dette vil blive delt i 2022 med endelig implementering af loven i 2023.

Derfor skal du registrere din arbejdstid
Du skal tidsregistrere din arbejdstid, fordi en ny EU-dom pålægger Danmark til at lave konkrete regler omkring tidsregistrering, som beskytter dig som medarbejder men også dig som leder. Forpligtelsen gælder alle på arbejdsmarkedet.

Forpligtelsen rammer ikke bare én gruppe, såsom timelønnede, funktionærer eller dem på overenskomst. Det rammer alle og kan potentielt vække bekymring hos mange i Danmark, hvor 'fleksibilitet og tillid' er to store arbejdsfaktorer - Hos TimeMap mener vi at selv med tidsregistrering kan der fortsat være fleksibilitet og tillid.

Omdrejningspunktet i sagen var måden arbejdsdirektivet blev fortolket, med krav om at der skal sikres at:

Alle medarbejdere får en minimumshvileperiode på 11 sammenhængende timer inden for hver 24-timersperiode (artikel 3)
At den gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en 7-dagesperiode ikke overstiger 48 timer, inklusive overarbejde (artikel 6)
EU-domstolen har lagt stor på vægt på, at arbejdstageren er anset som den svage part, der af frygt for negative følgevirkninger med fokus på overarbejde kan afholde sig fra at opkræve sine rettigheder, i forhold til fritid efter overarbejde. Deutsche Bank havde ikke et ordentligt tidsregistreringssystem.

Udfordringer ved 'arbejdstid', hvor går grænsen?

Afgørelsen er blevet kritiseret for at være alt for vidtgående, men vi i Danmark kender ikke de reelle konsekvenser af dommen endnu, og afventer på nuværende tidspunkt et konkret forslag og ændring til arbejdstidsloven eller arbejdsmiljøloven.

Kritikken om at dommen er alt for vidtgående, ser eksempelvis på om et kort telefonopkald, besvarelse af e-mail eller andet uden for normal arbejdstid er nødvendigt at registrere, samt hvordan det gøres?

Til gengæld ser vi, grundet Deutsche Bank-sagen, at virksomheder har fået øjnene op for implementering af et tidsregistreringssystem og de vigtige arbejdsregler, for at være forberedt. TimeMap anbefaler til alle, der ikke har gjort det endnu: Indarbejd en politik om arbejdstid og registrering af arbejdstid, så reglerne stemmer overrens med arbejdstidsloven og arbejdsmiljølovgivningen.

Arbejdstidsdirektivet om 11- og 48-timers reglen - Bliv klogere på reglerne her, kort fortalt
11- og 48-timers reglen er fra EU's arbejdstidsdirektiv, der sikrer at alle lande inden for Europa skal overholde medarbejdernes rettigheder inden for hvile - Med fokus på at tidsregistrering bliver lovpligtigt, ser vi på de eksisterende regler og konsekvenserne af dem.

11-timers reglen

11-timers reglen stammer fra EU's arbejdstidsdirektiv, reglen siger at en medarbejder skal have 11 sammenhængende timers hvileperiode inden for 24 timer.

Det vil sige at en medarbejder maksimalt må arbejde 13 timer i streg, og at de 11 timer ikke kan splittes op i mindre grupper.

Der eksisterer undtagelser for reglen, som kan læses hos Arbejdstilsynet.

48-timers reglen

48-timers reglen stammer fra EU's arbejdstidsdirektiv, reglen siger at en medarbejder ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit, inden for en fire måneders periode.

Derfor er det en fordel for dig som leder, at dine medarbejdere registrerer deres tid
Tidsregistrering kan give nogle konkrete forretningsmæssige fordele som de fleste virksomheder kan kapitalisere på. Derfor handler det om at give overvejelser til, hvordan tidsregistrering passer bedst ind i jeres virksomheder, da ingen løsninger vil være identiske. På den måde vil jeres drift forbedres.

Forøget produktivitet og struktureret arbejdsgang
Ved at kunne følge med i, hvor lang tid og hvor mange arbejder på et projekt, kan i nemmere styre medarbejderne igennem projekter, og stream line processerne. På den måde kan I også nemt lokalisere tidsspild og klargøre de bedste forretningsprocessorer for effektivitet på arbejdspladsen.

Forbedret fakturering
I kan digitalt danne jer et overblik over jeres tidsforbrug ved at registrere det. Derfor kan I nemt se, hvor lang tid der er brugt på projekter, opgaver og kundekontakt, eller specifikke sager, som kan give et konkret grundlag for fakturering eller lønninger. Ved at automatisere processen, vil i over tid danne jer en god rutine, som kan forbedre både jeres likviditet.

Forbedret kommunikationsprocesser
Grundet bedre planlægning af tid, produktivitet og struktur af organisationen og deres tidsforbrug, vil jeres kommunikation også forbedres. Det vil være nemmere at kunne give præcise forsinkelser på projekter, afslutning af dem og hvornår I rammer specifikke milepæle.

Jeres profitabilitet forbedres
Med tidsregistrering har I nu opnået en forøget produktivitet, forbedret jeres faktureringsgrundlag, forbedret jeres planlægning af tid og optimeret kommunikationsprocesserne - Alt dette bidrager positivt, forbedrer og optimerer jeres virksomhed. Udover dette, har I nu fået indsigt i personaleressourcer og hvordan de anvendes, der giver jer bedre kontrol over projektøkonomien og hvordan ressourcerne skal prioriteres bedst på diverse aktiviteter.

Opfyld de krav og regler om tidsregistrering
Som nævnt flere gange i bloggen, vil tidsregistrering blive et lovkrav - Det er kun et spørgsmål om tid. Sørg for at implementer det i god tid, så du overholder arbejdstidsreglerne og potentielle overenskomster, samt giver medarbejderen et indblik i deres reelle arbejdstid, for at sikre at begge parter overholder deres aftaler.

Derfor er det en fordel for dig som medarbejder at registrere din arbejdstid
Det kan forventes at medarbejdere vil forsøge at give modspil til tidsregistrering, da danskere på arbejdsmarkedet generelt sætter fokus på mindre kontrol med mere fleksibilitet og tillid. Derfor kigger TimeMap på fordelene, som medarbejderen får ved indførelse af tidsregistrering.

Strukturer arbejdsdagen og identificer dine mønstre
Tidsregistrering er et værktøj. Det giver jer overblik og mulighed for at planlægge igangværende opgaver og projekter for at ramme aftalte deadlines. Du kan se om tiden afsat til projektet er realistisk og afspejler medarbejdernes brugte tid, som du derfra kan re-justere til. Derfor kan du hurtigt identificere tidsrøvere og andre aktiviteter, som spilder jeres tid og ressourcer.

Personlig forbedring
Tidsregistrering vil give et overblik over, hvor mange timer en medarbejder har arbejdet på en dag med et indblik på hvordan dagen er blevet brugt. Det giver en indsigt i ens ressourceforbrug som medarbejder og hjælper med at vise, hvor der kan optimeres.

Indblik i din reelle arbejdstid
Det kan være en stor fordel for dig som medarbejder at få et indblik i dine reelle arbejdstimer. Det kan vise dine overarbejdstimer, optjent ferie og give et stærkere grundlag for faktabaseret dialog med din leder eller kollega omkring brug af tid og lønninger.

Udover det, vil der være fokus på flere fordele for både leder og medarbejder i den næste sektion, med fokus på TimeMap's tidsregistreringssystem. Det er ekstremt vigtigt at fremhæve de forretningsmæssige fordele ved implementering af tidsregistrering. Hvis du ikke har klargjort medarbejderfordelene, så kan det skabe konflikt og boarding af medarbejderne til systemet skal derfor være topprioriteret.

Fleksibel tidsregistrering - TimeMap
TimeMap's tidsregistreringssystem sikrer fleksibilitet og overblik over jeres overenskomster, løn- og tidsregler. TimeMap's tidsregistreringssystem registrerer tiden fejlfrit og nemt ud fra check ind og ud muligheder eller jeres egen indtastninger - Det tager under et minut at udføre.

Med TimeMap får du i realtid et overblik som både leder og medarbejder på:

Arbejdstid (inkl. Projekter, opgaver og ordre) Timer/Overarbejde
Ferie, feriefri, omsorgsdage, seinordage
Fravær
Vagter - Se og bytte vagter
Du vil som leder og medarbejder kunne se om I overholder den nye EU-dom og danske lov omkring tidsregistrering.

TimeMap fungerer på tværs af alle platforme (PC, IPad, tablet og telefon) eller en terminal ude på jeres arbejdsplads. TimeMap har gjort det nemt at registrere arbejdstid for dig som medarbejder, eller leder der skal kontrollere arbejdstimerne. I vil med det samme få et overblik over:

Medarbejdere, projekter og lønninger
Tidsregistrering, fravær, fleks, vagtplan og lønberegning samlet et sted
Mulighed for at godkende og kontrollere aktivitet i virksomheden
De fleste virksomheder har i forvejen et system til håndtering af løn, det vil sige et lønsystem.

Hos TimeMap ved vi, hvor værdiskabende kommunikation mellem systemer er, og vi sørger derfor at automatisere processen fra tidsregistreringssystem til lønsystem - I skal kun klikke enkelte knapper, når først processen er opsat.

Besparelse på penge og tid

Ved at bruge vores tidsregistreringssystem, som kan sætte reglerne for løn, timer og dage vil automatisere processen, derved kan vi spare jer for både tid, penge og brugte ressourcer, som kan bruges på andre projekter. Vores samarbejde er med en lang række dygtige lønsystemer, herunder: Salary, Dataløn, Lønservice, Interløn, Visma Løn (Multiløn Erhverv), PBJ, Danløn, SAP, Proløn, Lessor, EPOS og C5